Resumen de la Reunión y Acuerdos de la Junta Directiva Provisional de
IHE-España. Madrid 10 de Diciembre de 2004

* Se dio cuenta del informe económico, todos los afiliados pueden tener este informe a través del Secretario o su Representante en la Junta Directiva.

* Technical Manager, presentó informe de las actividades realizadas en 2004.
Presentó las actividades inmediatas a realizar en su área, mediante la formación de grupos de trabajo:
- Traducción del vocabulario básico.
- Revisión del marco técnico y adaptación a la realidad de nuestro país.
- Elaboración de “documentos plantilla”, que sirvan de base para concursos públicos en las que se definan los perfiles de integración, las transacciones, los actores participantes, y las pruebas realizadas en conect-a-thon de aplicaciones y sistemas que cumplan con el marco técnico IHE.

* Se debatieron el perfil y las misiones del Technical Manager:

Las principales conclusiones a las que se llega son las siguientes:
- En el momento actual, la labor de Octavio Barbero es incuestionable, dado su conocimiento técnico, su disponibilidad y buen hacer en los difíciles momentos del inicio del grupo y sus excelentes relaciones con IHE-EUR. Su pertenencia a una gran empresa no invalida en absoluto su actividad. Deberá permanecer en el puesto hasta que surja un candidato independiente y de perfil adecuado, con el cual se deberá realizar una transición correcta.
- El perfil deberá ser el de un profesional con profundos conocimientos técnicos sobre los estándares de comunicación y sobre IHE y, preferentemente, que haya trabajado o esté trabajando en proyectos con implementaciones IHE. Es muy recomendable que sea independiente respecto a empresas del sector, por lo que su actividad fundamental debe desarrollarse en las administraciones, los hospitales o, idealmente, en la universidad y sin implicaciones comerciales.
- Los candidatos al puesto deberán presentar una solicitud formal, acompañada de un currículum u otros documentos que se determinen, a través de la página web de IHE-E.
- Su cargo es un puesto de confianza de la Junta Directiva, que será quién lo nombrará según y cómo se determine en los estatutos. Su renovación será anual, no existiendo tiempo límite de permanencia en el cargo.
- Su actividad en IHE-E será remunerada con cargo a los presupuestos de la asociación. La Junta Directiva determinará anualmente una previsión del número de horas de dedicación y su retribución económica. Al final de ejercicio, se comprobará el tiempo dedicado, ajustando la retribución al tiempo trabajado real.
- Sus principales misiones son la formación de los diferentes grupos de trabajo, las relaciones internacionales a nivel técnico, la colaboración activa en la organización del conect-a-thon europeo y la organización de demos nacionales e internacionales, jornadas técnicas y otras que se determinen en los estatutos o que le encomiende la junta directiva.
- Dentro de las misiones de formación y propagación de la iniciativa IHE, formará y coordinará un “consejo asesor” al cual se dirigirán aquellos socios que lo deseen para dar respuesta a solicitudes de información y ayuda.
- Conocerá la participación de usuarios y empresas españolas en los diferentes dominios generales de IHE-EUR o IHE-internacional, si bien no intervendrá necesariamente en el desarrollo de la misma, a no ser que sea requerido para ello.

* Normas generales de representación de los miembros.

Tras amplios debates, se establece la composición de la Junta Directiva, que deberá quedar reflejada en los estatutos:
- Presidente, elegido entre los usuarios. No podrán participar en su elección los representantes de empresas. Tendrá voz y voto, siendo éste de calidad si existe empate.
- Secretario-tesorero, elegido entre las sociedades científicas médicas. Tendrá voz y voto.
- Representante de HL7-España, elegido entre los miembros de la misma. Tendrá voz y voto.
- Representante de la SEIS, elegido entre los miembros de la misma. Tendrá voz y voto.
- Representante de administraciones, gestores de hospitales y universidades, elegido entre los miembros de estos colectivos. Tendrá voz y voto.
- Representante de empresas patrocinadoras (como se define más adelante). Tendrá voz y dispondrá de tres votos.
- Representante de empresas colaboradoras (como se define más adelante). Tendrá voz y dispondrá de dos votos.
- El Technical Manager se incorporará a la Junta Directiva cuando ésta lo estime oportuna, con voz pero sin voto.
Por lo tanto, la junta directiva constará de siete miembros entre los cuales se repartirán 10 votos.

* Representación de las empresas:

éstas se clasifican en dos tipos, siendo la adscripción a uno u otro a criterio de las mismas:
- Patrocinadoras: Su aportación económica será mayor, obteniendo asimismo mayor representación en las votaciones de la Junta Directiva. En los presupuestos anuales se determinará la cuantía de dicha aportación.
- Colaboradoras: Su aportación económica será menor, obteniendo asimismo menor representación en las votaciones de la Junta Directiva. En los presupuestos anuales se determinará la cuantía de dicha aportación.

* Periodo de renovación de los cargos.

La renovación de los cargos será bianual y de forma que cada año se modifique la composición de la mitad de la junta directiva. No existirá límite en la permanencia en el cargo. Se establece un período de transición inicial, de la siguiente manera:
- Año 2005: Toda la junta será nueva. Se propondrá a la Asamblea Fundacional la continuidad de la Junta Directiva provisional. Si algún miembro no desea continuar o si hay cambios en la categoría de las empresas con representantes en la junta, se elegirán los nuevos miembros.
- Año 2006: Se renovarán los cargos de Presidente, representante de HL7, representante de empresas colaboradoras y representante de administraciones.
- Año 2007: Se renovarán los cargos de Secretario, representante de la SEIS y representante de empresas patrocinadoras.
- Año 2008 y años pares siguientes: Se renovarán los cargos de Presidente, representante de HL7, representante de empresas colaboradoras y representante de administraciones.
- Año 2009 y años impares siguientes: Se renovarán los cargos de Secretario, representante de la SEIS y representante de empresas patrocinadoras.

* Elección de los cargos:

Dicha elección se ratificará en la Asamblea General Anual. Previamente a la misma, se habrán presentado los candidatos a cada cargo o representante.
- Presidente: los diferentes candidatos podrán ser votados por todos los socios, exceptuando los pertenecientes a empresas.
- Secretario: los candidatos serán propuestos por las sociedades científicas y podrán ser votados por todos los socios, exceptuando los pertenecientes a empresas, administraciones, gestores sanitarios y universidades.
- Representante de administraciones: los candidatos podrán ser votados por todos los socios que pertenezcan al ámbito de administraciones, gestores sanitarios y universidades.
- Representantes de HL7 y SEIS: Serán designados por los órganos directivos de las respectivas asociaciones.
- Representantes de empresas: dentro de cada grupo se presentarán candidatos, que serán votados entre los miembros del mismo. Cada empresa tendrá derecho a un único voto, independientemente del número de asociados de que disponga. Este voto, será efectuado por un representante, que deberá ser nombrado por la empresa.

* Cuotas y Avance del presupuesto del año 2005.

Las cuotas se establecerán por la Junta directiva con carácter anual. De forma preliminar par el año 2005, son las siguientes:
- Empresas Patrocinadoras: 2.500 €.
- Empresas Colaboradoras: 1.500 €.
- Administraciones, hospitales y universidades: 1.000 €
- Socios individuales usuarios: Para este ejercicio, se establece cuota de 0€.
- Usuarios con carácter divulgativo, sin derecho a voto: No abonarán cuota anual.

* Tareas de difusión de la iniciativa IHE.

Todos los miembros de la Junta están de acuerdo en que, en estas fases iniciales de la asociación, es fundamental realizar labores de divulgación de la iniciativa. Los principales grupos a los que es prioritario llegar y que todavía no cuentan con una representación significativa en IHE son los siguientes:
- Representantes de administraciones: Se acuerda realizar un listado de responsables autonómicos de Sistemas de Información sanitario, para posteriormente dirigirse a ellos por todos los medios posibles: Carta, correo electrónico y contacto personal.
- Representantes de universidades-
- Otras sociedades científicas. A pesar del escaso éxito de los contactos realizados, es necesario insistir. En cardiología hay personas interesados en IB-Salut, en patología en el SESCAM y en laboratorio en el SES. A través de las empresas implicadas en las iniciativas IHE y de la propia SERAM, además de los contactos personales que se puedan establecer, es necesario mandar una nueva andanada de propuestas.
- Propuesta de charla IHE dentro de las III Jornadas del FòrumCIS a realizar en Barcelona el 23 y 24 de febrero de 2005 (a contactar por Octavio Barbero). Las jornadas tienen una asistencia numerosa (unas 200 personas) directamente sistemas de información de hospitales de Cataluña, por lo que el impacto de difusión sería importante.
- Invitación a IHE-España recibida por parte de Luciano Sáez, presidente de la SEIS, para participar en el próximo Foro de Normalización que está preparando la SEIS para marzo del 2005.
- Elaborar una tarjeta donde se exponga lo fundamental acerca de lo que significa la iniciativa IHE y su utilidad, para remitirla junto con una carta a aquellas personas de universidades, hospitales, administraciones, etc, encargadas de los SI, de cara a facilitar a posteriori el contacto personal.

* Asamblea fundacional de IHE-España.

Se acuerda realizar la Asamblea General fundacional de IHE-España junto con una serie de sesiones técnicas y divulgativas. Se celebraría en la Fundación Hospital Alcorcón en marzo de 2005.
Las actividades a realizar y el programa se determinarán. Los contenidos preliminares serían las siguientes:
- Presentación
- Charla general sobre IHE: Fundamentos y camino andado hasta ahora.
- Aspectos técnicos básicos, coordinados por el Technical Manager.
- Asamblea General, con aprobación de estatutos y ratificación de Junta Directiva.
- Almuerzo
- Charla-debate sobre experiencias exitosas o no, en proyecto o en marcha de proyectos IHE. Coloquio y participación de los asistentes.
- Conclusiones y cierre.

* Otros acuerdos:

- Se recuerda a HL7 y a SEIS que en sus órganos directivos debería haber representación de IHE, en reciprocidad de su papel en la Junta de IHE. Cada representante planteará a su asociación la fórmula para canalizar esta participación y la expondrá en la próxima Junta Directiva. También se pide incluir los enlaces correspondientes en las páginas web de cada asociación.

- Todos los miembros de IHE-España podrán disponer del logo de IHE-E en sus medios de difusión: webs, propaganda, documentos…

- A partir de enero de 2005 deberá realizarse un nuevo registro de socios, que será el definitivo. En este registro, las empresas deberán elegir su grupo (dependiendo de la cuota elegida) y nombrar su representante.
También se acuerda por todos los miembros realizar todas las comunicaciones oficiales a través de métodos electrónicos: Web, correo electrónico, etc.

Asistentes:
José Carmelo Albillos Merino, Presidente. Representante Usuarios
Fco. Javier Rodríguez Recio, Secretario-tesorero. representante SERAM
Octavio Barbero, Technical Manager.
Francisco Javier Pérez Fernández, representante de HL7-España.
Carlos Royo, representate de la SEIS.
Javier Quiles del Río, representante de administraciones.
Óscar Martín, representante de grandes empresas.
Excusó asistencia:
Diego García Trigo, representante de pequeñas empresas.